Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

ProductTickler B.V., handelend onder de naam Klusvang, Meerwijkselaan 5, 6571 CM Berg en Dal, KvK 98314696.

Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming, omdat wij daartoe niet verplicht zijn. Vragen over privacy stuur je naar privacy@klusvang.nl.

2. Waar deze verklaring over gaat

Deze verklaring geldt voor de website en de applicatie Klusvang. Ze beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor, op welke grondslag en hoe lang.

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor:

de openbare bekendmakingen die wij tonen (onderdeel 3);
je account, je instellingen en de betaling (onderdelen 4 tot en met 9).

Voor wat je zelf in je werkruimte vastlegt, zoals notities, projecten en meldingen, ben jij als klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Dat staat in de verwerkersovereenkomst.

3. Openbare bekendmakingen in de feed

Welke gegevens

Wij tonen bekendmakingen die gemeenten op officielebekendmakingen.nl hebben gepubliceerd over aanvragen en besluiten voor vergunningen. Wij halen ze op via de openbare zoekdienst van repository.overheid.nl. De overheid stelt deze gegevens beschikbaar onder CC0. Dat neemt niet weg dat een adres een persoonsgegeven kan zijn.

Per bekendmaking bewaren wij: gemeente, datum van publicatie en wijziging, status, soort werk, adres, postcode, plaats, kaartpunt, zaaknummer, een korte omschrijving, een samenvatting met feiten uit de publicatie en de link naar de officiële publicatie. Adres, soort werk, status en kaartpunt leiden wij automatisch af. Dat kan fout gaan; de officiële publicatie gaat voor.

Wat wij niet doen

Namen en contactgegevens van aanvragers nemen wij niet op in de samenvattingen.
Wij kopiëren niet de volledige tekst van de publicatie. Wie meer wil weten, gaat via de bronlink naar de overheid.
Wij zoeken geen contactgegevens van particulieren op en voegen die niet toe.
Wij maken geen profielen van personen en verkopen geen adressenlijsten.

Waarom en op welke grondslag

Wij maken openbare bekendmakingen doorzoekbaar voor bedrijven in de bouw en installatie, zodat zij zien waar gebouwd en verbouwd gaat worden. Grondslag is ons gerechtvaardigd belang en dat van onze klanten (art. 6 lid 1 sub f AVG). Wij beperken de gevolgen voor betrokkenen door alleen te tonen wat de overheid al openbaar heeft gemaakt, door namen weg te laten, door altijd naar de bron te verwijzen en door een bezwaar snel af te handelen.

Onze klanten mogen de gegevens niet gebruiken voor ongevraagde e-mail, sms of telefonische verkoop aan particulieren. Dat staat in onze voorwaarden. Benadert een klant iemand, dan is die klant daarvoor zelf verantwoordelijk.

Openbare pagina's

Op de openbare pagina's tonen wij veilige voorbeelden met soort werk, gemeente, status, publicatiedatum en de link naar de officiële bron. Zonder account zijn het adres, kaartpunt, gebouwgegevens, zaaknummer en de volledige samenvatting afgeschermd. Accounts zien deze gegevens alleen binnen hun huidige werkgebied en historie. Die grens geldt ook voor oudere publicaties. De officiële bron blijft voor iedereen toegankelijk.

Gemeente-, provincie- en vakpagina's met aantallen en veilige voorbeelden kunnen in zoekmachines verschijnen. Losse bekendmakingen bieden wij bij de lancering niet aan zoekmachines aan.

Bezwaar of correctie

Staat jouw adres in een bekendmaking en wil je niet dat wij die tonen, of klopt er iets niet? Gebruik het formulier voor een publicatie die niet klopt of een adres dat weg moet, of mail naar privacy@klusvang.nl met het publicatienummer of de link. Wat je in het formulier invult, bewaren wij zoals onder onderdeel 5a staat. Wij beoordelen je verzoek en laten je binnen een maand weten wat wij hebben gedaan. Verbergen wij een bekendmaking, dan verdwijnt ze ook uit de feed van onze klanten. De publicatie op de overheidswebsite kunnen wij niet wijzigen; daarvoor ga je naar de gemeente.

Wij kunnen iedereen van wie een adres in een bekendmaking staat niet afzonderlijk informeren. Daarom staat deze informatie hier.

Bewaartermijn

Wij bewaren een bekendmaking tot vijf jaar na de datum van publicatie. Daarna verwijdert de dagelijkse opschoning haar, samen met de projecten die klanten erop hebben bewaard. Een bekendmaking die wij na een bezwaar hebben verborgen, tonen wij nergens meer: niet in de feed, de meldingen, de export, de API of op de openbare pagina's.

4. Je account

Bij de registratie vragen wij alleen je e-mailadres en een wachtwoord. Je naam en de naam van je bedrijf vul je later zelf in, als je dat wilt. Zolang je ze niet invult, gebruiken wij een voorlopige naam die wij uit je e-mailadres afleiden, zoals „Jan De Vries” uit jan.de.vries@bedrijf.nl. Het wachtwoord bewaren wij alleen als hash (scrypt); wij kunnen het niet lezen. Wij weigeren wachtwoorden die korter zijn dan tien tekens of op een lijst met veelgebruikte wachtwoorden staan. Ook leggen wij vast welke versie van de voorwaarden je wanneer hebt aanvaard. Je e-mailadres bevestig je via een link.

Meld je je aan met een e-mailadres dat al een account heeft, dan lijkt het scherm hetzelfde als bij een nieuw adres. Wij sturen dan een mail naar dat adres met een link naar het inlogscherm en naar het scherm voor een nieuw wachtwoord. Daar staat geen geheime link in.

Komt je aanmelding via een link met een herkomst erin (?src=, bijvoorbeeld mail, bel, linkedin, gemeente of gids), dan bewaren wij die herkomst bij je account. Het is een van zes vaste woorden en nooit vrije tekst. Wij gebruiken het om te zien welke aanpak werkt. Er komt geen cookie of ander volgmiddel bij kijken.

Een bedrijf heeft een team met een eigenaar en eventueel collega's. De bedrijfsnaam, het pakket, de proefperiode, de betaling en het werkgebied horen bij het team. Het werkgebied bestaat uit gemeenten en soorten werk. Als de eigenaar het met een postcode en straal instelt, bewaren wij die ook. Alleen de eigenaar beheert deze gegevens en het team. De eigenaar kan het eigenaarschap aan een bevestigd teamlid overdragen.

Iedere gebruiker heeft een eigen login, wachtwoord, sessies, opgeslagen meldingen en e-mailvoorkeuren. Je kiest zelf of en hoe vaak je meldingen krijgt, binnen je pakket. Je meldingen en e-mailvoorkeuren zijn persoonlijk. Een API-sleutel in het pakket Landelijk hoort bij de gebruiker die hem maakt. Wij bewaren alleen een hash en de eerste tekens.

Andere teamleden zien je naam, e-mailadres en rol. Bewaarde projecten met fase en notitie zijn gedeeld. Daarbij staat wie het project bewaarde en wie de fase of notitie het laatst wijzigde. Teamleden zien en bewerken dezelfde projecten en notities.

Grondslag voor accountgegevens is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Een account dat niet binnen zeven dagen is bevestigd, verwijderen wij automatisch.

Uitgenodigde collega's

De eigenaar kan een collega die nog geen account heeft per e-mail uitnodigen. Wij bewaren het e-mailadres, het team, wie de uitnodiging stuurde, het tijdstip en een hash van de uitnodigingscode. De link is zeven dagen geldig en één keer bruikbaar. Via de link kies je zelf een naam en wachtwoord en aanvaard je de voorwaarden. Er is dan geen aparte bevestigingsmail nodig.

De uitnodiging verdwijnt zodra je haar accepteert of de eigenaar haar intrekt. Een verlopen uitnodiging verwijderen wij bij de dagelijkse opschoning. Verwijdert de eigenaar het team, dan verdwijnen ook de openstaande uitnodigingen. De uitnodigingsmail valt onder de bewaartermijn voor e-mails in onderdeel 12.

Voor een uitnodiging vóór je een account hebt, gaan wij uit van ons gerechtvaardigd belang om je op verzoek van de eigenaar toegang tot het team aan te bieden (art. 6 lid 1 sub f AVG).

5. Beveiliging en logboek

Om je account te beschermen, leggen wij een aantal gebeurtenissen vast met tijdstip, zoals bevestigen van het account, inloggen, een nieuw wachtwoord, wijzigen van instellingen, aanmaken of intrekken van een API-sleutel, het starten van een betaling en het uitnodigen, verwijderen of overdragen van een teamlid. De inhoud van je notities of meldingen staat daar niet in.

Om misbruik te beperken, tellen wij pogingen om in te loggen en verzoeken aan de dienst. Daarvoor gebruiken wij een hashwaarde van je IP-adres of e-mailadres, niet het adres zelf. De tellers verlopen na hooguit een dag. Zo sturen wij naar een e-mailadres dat iemand intikt hooguit vijf mails per dag.

Op de formulieren waarmee je een e-mail kunt laten versturen staat een controle tegen robots van Cloudflare, genaamd Turnstile. Dat zijn het formulier om een account te maken, het formulier om je wachtwoord opnieuw in te stellen, het formulier om de bevestigingsmail opnieuw te laten sturen, de aanmelding voor de gratis weekmail en het contactformulier. Turnstile kijkt naar je IP-adres, je browsertype (de User-Agent), de TLS-vingerafdruk van je verbinding en de sleutel en herkomst van onze site. Wij krijgen alleen terug of de controle is gelukt en bewaren verder niets van de controle. Cloudflare voert de controle voor ons uit als verwerker. Cloudflare gebruikt deze gegevens ook zelf, als verwerkingsverantwoordelijke, om de herkenning van robots in Turnstile te verbeteren. Dat doet Cloudflare niet om iemand te herkennen, te profileren of te benaderen. Welke gegevens Cloudflare zelf bewaart, staat in de privacyverklaring van Turnstile op de site van Cloudflare.

Foutmeldingen in onze logbestanden bevatten alleen het soort fout, geen wachtwoorden, sessiesleutels, e-mailteksten of notities.

Grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst (art. 6 lid 1 sub f AVG).

5a. Contact, verwijderverzoeken en feedback

Op de contactpagina staan twee formulieren: een voor een vraag en een voor een publicatie die niet klopt of een adres dat weg moet. Op de site staat ook een feedbackknop.

Vraag: je naam (niet verplicht), een e-mailadres of telefoonnummer, je vraag en de pagina waarvan je kwam.
Verwijderverzoek: het publicatienummer of de link, je toelichting en je e-mailadres.
Feedback: een gezicht (slecht, gaat wel of goed), een tekst als je die wilt schrijven en de pagina. Zonder e-mailadres; wij kunnen er dus niet op antwoorden.

Wij sturen het bericht per e-mail door naar ons supportadres, met jouw e-mailadres als antwoordadres, en bewaren het ook in onze database. Als je e-mailadres bij een account hoort, zien wij erbij welk pakket dat account heeft, zodat wij sneller kunnen helpen. Tegen misbruik hebben de formulieren een controle tegen robots van Cloudflare (onderdeel 5), een verborgen veld dat alleen programma's invullen, een ondertekend tijdstip en een grens op het aantal berichten per IP-adres (alleen als hash) en per e-mailadres. Een bericht dat daardoor als spam wordt herkend, sturen wij niet door en bewaren wij 14 dagen.

Grondslag is ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden en verzoeken af te handelen (art. 6 lid 1 sub f AVG). Bij een verwijderverzoek komt daar onze wettelijke plicht om je rechten te respecteren bij (art. 6 lid 1 sub c AVG). Wij bewaren berichten 180 dagen na ontvangst en wissen ze dan. Wil je dat wij een bericht eerder wissen, mail dan naar privacy@klusvang.nl.

6. Cookies en bezoekcijfers

Welke cookies wij plaatsen

vf_session: houdt je ingelogd. Het cookie is niet leesbaar voor scripts (HttpOnly), wordt niet naar andere sites meegestuurd (SameSite=Lax) en gaat alleen over een versleutelde verbinding. Het geldt 14 dagen. Van de sessiesleutel bewaren wij alleen een hash. Bij uitloggen, een nieuw wachtwoord of het verwijderen van je account vervalt de sessie meteen.
vf_consent: onthoudt of je Google Analytics hebt toegestaan of geweigerd. Er staat alleen „granted” (toegestaan) of „denied” (geweigerd) in. Het geldt twaalf maanden en wordt niet naar andere sites meegestuurd (SameSite=Lax).
_ga en _ga_<meet-id>: alleen als je Google Analytics toestaat. Google Analytics herkent hiermee je browser bij een volgend bezoek. Ze gelden twee jaar. Trek je je toestemming in, dan verwijderen wij ze.
vf_intern en vf_internal: alleen in de browsers van ons eigen team, zodat wij onszelf niet meetellen. Als bezoeker krijg je ze niet.

Voor vf_session en vf_consent is geen toestemming nodig, omdat ze noodzakelijk zijn (art. 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet). Het eerste houdt je ingelogd, het tweede legt je keuze vast. Voor de cookies van Google Analytics vragen wij wel toestemming.

Google Analytics, alleen met je toestemming

Bij je eerste bezoek vragen wij onderaan de pagina of je Google Analytics toestaat. Je kiest met één klik voor Weigeren of Accepteren. Zolang je niet hebt gekozen of als je weigert, laden wij het script van Google niet en gaat er niets naar Google. Stuurt je browser het signaal Global Privacy Control mee, dan geldt dat als weigeren tot je zelf kiest.

Sta je het toe, dan meet Google Analytics welke pagina's je bekijkt en hoe lang, via welke site of campagne je binnenkwam, je soort apparaat en browser en je plaats bij benadering (land, regio en stad, afgeleid uit je IP-adres). Daarnaast sturen wij een paar eigen gebeurtenissen:

een klik op een knop om je aan te melden of op de weekmail, met de plek op de pagina en het gekozen pakket;
het versturen van het aanmeldformulier, het kiezen van een betaald pakket en de terugkeer van de betaalpagina;
het aanvragen en bevestigen van de weekmail;
dat je hebt gezocht en op welk deel van de site.

Je naam, je e-mailadres, wat je in een formulier of zoekveld typt en de inhoud van je werkruimte sturen wij nooit naar Google. Van het adres van een pagina sturen wij alleen het pad, zonder zoektermen en zonder codes uit links. Bij een publicatie sturen wij als titel alleen „Publicatie”, omdat in de titel een adres kan staan. Google-signalen en advertentiepersonalisatie staan uit. Wij gebruiken Google Analytics niet voor advertenties.

Met deze cijfers zien wij welke pagina's mensen helpen en waar het aanmelden misloopt. Grondslag is je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG en art. 11.7a lid 1 Telecommunicatiewet). Google verwerkt de gegevens voor ons als verwerker (onderdelen 10 en 11).

Wil je je toestemming intrekken, klik dan onderaan de pagina op „Cookie-instellingen” en kies Weigeren. Wij verwijderen dan de cookies van Google Analytics uit je browser en sturen niets meer. Wat al gemeten is, blijft bij Google tot de bewaartermijn verloopt (onderdeel 12).

Bezoekcijfers zonder cookies

Wij tellen zelf de bezoeken aan onze openbare pagina's, ook zonder cookies. Per dag bewaren wij alleen een aantal per soort pagina (bijvoorbeeld gemeente, gids of prijzen) en per soort herkomst (zoekmachine, social, direct of overig). Wij bewaren je IP-adres en je browsergegevens niet. Om niemand dubbel te tellen, maken wij op de dag zelf een afgeleide waarde (een hash van de dag, je IP-adres en je browsergegevens, met een geheim zout). Die waarde kan niet worden teruggerekend, geldt alleen voor die dag en wissen wij na drie dagen. Bekende bots en ons eigen verkeer tellen niet mee.

Binnen het aanmelden en afrekenen tellen wij ook stappen in onze eigen database, zoals dat het aanmeldformulier is getoond of dat een werkgebied is ingesteld. Dat zijn telregels met een dag, een stap en eventueel de herkomst uit de aanmeldlink. Ze horen niet bij een persoon, behalve de stappen „proefperiode gestart” en „betaald”, die naar je account verwijzen tot je het verwijdert.

Als een mailprovider ons laat weten dat een e-mailadres niet bestaat of dat een ontvanger een mail als ongewenst heeft gemarkeerd, zetten wij dat adres op een lijst met adressen die wij niet meer mailen (zie onderdeel 9).

De controle tegen robots

Op de pagina's met een formulier waaraan een e-mail hangt, laadt de controle tegen robots (Turnstile, onderdeel 5) een script en een klein venster van Cloudflare. Wij plaatsen daar geen cookie voor, en ook het venster zet geen cookie. Het venster bewaart in zijn eigen opslag, los van onze site, één technische waarde (cf.turnstile.u) die de controle nodig heeft. Die opslag is strikt noodzakelijk om het formulier te beveiligen dat je zelf invult, en daarom vragen wij er geen toestemming voor.

7. De kaart

De kaart gebruikt kaarttegels van PDOK, een dienst van de overheid die het Kadaster uitvoert. Je browser haalt die tegels bij onze eigen server op, en onze server haalt ze bij PDOK. PDOK ziet daardoor alleen onze server, niet jouw IP-adres of browser.

De kaart in de werkruimte gebruikt openbare straten en gebouwvormen uit OpenStreetMap, geleverd door OpenFreeMap. Ook deze kaartbestanden en kaartletters lopen via onze eigen server. OpenFreeMap ontvangt de opgevraagde kaartgebieden en het IP-adres van onze server, zonder je accountgegevens, vergunningselectie, cookies of IP-adres. De kaart toont openbare straten en gebouwvormen, geen live beeld.

Om na het bekijken van een project terug te keren naar dezelfde plek, onthoudt je browser de kaartpositie per gekozen gebied en je keuze voor kaart of lijst in de sessieopslag. Andere soorten werk of zoektermen verplaatsen de kaart niet. Deze informatie blijft in je browser en verdwijnt wanneer de browsersessie eindigt. De kaart vraagt niet om je GPS-locatie.

8. Betalingen

Betaalde pakketten lopen via Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Ierland. Je betaalgegevens voer je rechtstreeks bij Stripe in. Kaartgegevens komen nooit bij ons.

Wij geven Stripe je e-mailadres en je bedrijfsnaam door. Bij Stripe vul je je factuuradres en eventueel je btw-identificatienummer in. Van Stripe ontvangen wij je klantnummer bij Stripe, je pakket, de status van je abonnement en de einddatum van de betaalde periode. Stripe berekent de btw en maakt de facturen. Wat de eigenaar op de afrekenpagina invult (bedrijfsnaam, factuuradres, btw-nummer en KvK-nummer) bewaren wij ook bij het team. Alleen de eigenaar ziet die factuurgegevens bij het abonnement en in de accountdownload.

Voor de afhandeling van de betaling, fraudepreventie en zijn eigen wettelijke plichten is Stripe zelf verwerkingsverantwoordelijke. Meer daarover lees je in de privacyverklaring van Stripe.

Grondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en onze wettelijke plicht om de administratie te bewaren (art. 6 lid 1 sub c AVG).

Verwijdert de eigenaar het hele team, dan verwijderen wij ook de klantgegevens bij Stripe. Een lopend abonnement stopt dan. Facturen en betalingen blijven bewaard zolang de fiscale bewaarplicht dat voorschrijft. Het verwijderen van het eigen account door een teamlid heeft geen gevolgen voor de betaling van het team.

9. E-mails

Wij sturen je alleen e-mails die bij de dienst horen:

een link om je e-mailadres te bevestigen (24 uur geldig);
een link om een nieuw wachtwoord in te stellen (een uur geldig, één keer bruikbaar);
een uitnodiging om bij een team te komen, als de eigenaar je e-mailadres opgeeft (zeven dagen geldig, één keer bruikbaar);
meldingen over nieuwe bekendmakingen in je werkgebied, elke ochtend of elke week volgens je pakket, alleen als je die zelf aanzet;
een mail als iemand zich met jouw e-mailadres aanmeldt terwijl er al een account is, met links naar het inlogscherm en het scherm voor een nieuw wachtwoord;
direct na het bevestigen een welkomstmail, en tijdens je proefperiode een mail na drie dagen met de eerste vergunningen in je werkgebied, een herinnering vlak voor het einde met cijfers uit je eigen werkgebied en een mail de ochtend na afloop;
na een week een korte mail in gewone tekst van een van de oprichters, met een vraag en een getal uit je werkgebied. Je krijgt die één keer en niet als je al betaalt;
als je nog geen gemeenten hebt gekozen: hooguit twee herinneringen in de eerste twee weken;
een bericht naar de gebruiker als er een API-sleutel wordt aangemaakt of ingetrokken;
aan de eigenaar berichten over het abonnement, zoals een mislukte betaling, een opzegging en het einde van het abonnement;
de gratis weekmail, alleen als je die zelf aanvraagt op de weekmailpagina en je e-mailadres bevestigt.

Wij sturen je op één dag hooguit één mail uit de proefperiode, en een mail uit de proefperiode gaat voor de melding van die ochtend. Onder elke melding en proefmail staat een link om je met één klik af te melden. Als je je afmeldt, krijg je ook de proefmails niet meer. Je kunt de meldingen ook uitzetten in je instellingen. Mails over je betaling en abonnement blijven komen, omdat ze bij je abonnement horen.

De e-mails bestaan uit tekst en knoppen, zonder trackingpixels en zonder het volgen van klikken. Wij versturen ze via de e-maildienst van Cloudflare (onderdeel 10).

Meldt een mailprovider dat een adres niet bestaat of dat een ontvanger een mail als ongewenst markeert, dan zetten wij dat adres op een lijst en sturen wij er niets meer naartoe. Op die lijst staan alleen het e-mailadres, de reden en de datum. Wij bewaren de lijst zolang dat nodig is om te voorkomen dat wij het adres opnieuw mailen.

Grondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG). Voor de meldingen is dat daarnaast je eigen keuze om ze aan te zetten.

De gratis weekmail

Je hoeft voor de weekmail geen account te maken. Wij vragen je e-mailadres, een gemeente en, als je wilt, een of meer soorten werk. Je krijgt eerst een mail met een link om je aanmelding te bevestigen. Zonder bevestiging sturen wij je niets en verwijderen wij je gegevens na zeven dagen. Wij leggen vast welke tekst je hebt aangevinkt en wanneer.

Grondslag is je toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Je kunt die altijd intrekken met de afmeldlink in elke weekmail. Na je afmelding bewaren wij alleen je e-mailadres met het tijdstip van afmelden, zodat wij je niet opnieuw mailen. Grondslag daarvoor is ons gerechtvaardigd belang om je keuze te respecteren (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Onze e-mails bevatten geen telpixel en geen omgeleide links: wij zien niet of je een mail opent of op een link klikt. De e-maildienst van Cloudflare houdt een logboek bij van elke verzending (afzender, ontvanger, onderwerp en of de mail is afgeleverd) en bewaart dat ongeveer een maand. Een kopie van de inhoud van de mail bewaart Cloudflare niet: die functie hebben wij uitgezet.

Hoe wij bedrijven benaderen

Wij bellen soms bouwbedrijven en installateurs om de dienst te laten zien. Dat doet een van de oprichters of iemand die namens ons belt. Het zakelijke telefoonnummer en adres halen wij uit het Handelsregister van de KvK of van de website van het bedrijf zelf.

Zonder voorafgaande toestemming bellen wij alleen bedrijven die een rechtspersoon zijn, zoals een bv of nv. Een eenmanszaak, vof of maatschap bellen wij niet ongevraagd; die kan van ons een brief krijgen.
Een e-mail sturen wij alleen als je daar zelf om vraagt, bijvoorbeeld in het gesprek. Zonder die vraag mailen wij alleen naar een adres dat je bedrijf heeft bekendgemaakt om aanbiedingen te ontvangen (art. 11.7 Telecommunicatiewet).
Wij gebruiken deze gegevens alleen om jouw bedrijf over Klusvang te benaderen.

Grondslag is ons gerechtvaardigd belang om zakelijke relaties te benaderen (art. 6 lid 1 sub f AVG). Wil je niet meer benaderd worden, zeg dat dan in het gesprek, antwoord met „stop” of mail privacy@klusvang.nl. Wij verwijderen dan je gegevens uit onze lijst. Alleen een korte notitie dat je niet meer benaderd wilt worden, blijft bewaard, zodat wij je niet opnieuw benaderen.

10. Ontvangers en verwerkers

Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, VS: hosting van website en applicatie, taakwachtrijen, database (Cloudflare D1) en opslag (R2). Database en opslag staan in de Europese Unie. Cloudflare ziet ook IP-adressen en verzoekgegevens. Daarnaast leest een taalmodel van Cloudflare (Workers AI) de tekst van een bekendmaking om soort werk, status en adres af te leiden als onze regels dat niet kunnen. Daarvoor gaat de publicatietekst zonder namen en contactgegevens naar Cloudflare, met gemeente en locatie; het adres kan erin staan. Cloudflare bewaart die tekst niet na het verzoek en traint er geen modellen mee. Cloudflare verstuurt ook onze e-mails (Email Service): het e-mailadres van de ontvanger, het onderwerp en de tekst van de mail uit onderdeel 9 gaan door de e-maildienst van Cloudflare. Cloudflare meldt ons terug als een adres niet bestaat of een ontvanger een mail als ongewenst markeert. Tot slot controleert Cloudflare met Turnstile onze formulieren op robots (onderdeel 5). Verwerker.
Stripe Payments Europe, Limited, Ierland: betalingen, btw en facturen (onderdeel 8). Zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke.
Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland: Google Analytics, alleen als je dat toestaat (onderdeel 6). Verwerker.
PDOK / Kadaster: kaarttegels, via onze eigen server, zodat PDOK geen gegevens van jou krijgt (onderdeel 7). Bij het ophalen van bekendmakingen zoeken wij het adres op in de Locatieserver en de BAG van PDOK om het kaartpunt en de gebouwgegevens te bepalen. PDOK krijgt daarbij alleen het adres uit de openbare bekendmaking.
OpenFreeMap: openbare kaartbestanden voor de werkruimte, via onze eigen server (onderdeel 7).
Overheidsinstanties: alleen als een wet ons daartoe verplicht.

Met onze verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten volgens art. 28 AVG. Bij Cloudflare maken die deel uit van de voorwaarden die wij bij het openen van het account hebben aanvaard. Bij Google zijn dat de verwerkersvoorwaarden voor Google Analytics, die wij in het account van Google Analytics aanvaarden.

11. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Cloudflare, Inc. (VS): grondslag is het EU-US Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit, art. 45 AVG), aanvullend de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 lid 2 sub c AVG). Dat geldt ook voor de e-maildienst en voor Turnstile. Bij Workers AI legt Cloudflare niet vast in welk land het taalmodel draait.
Stripe, Inc. (VS): Stripe Payments Europe kan gegevens doorgeven aan Stripe, Inc. Grondslag is het EU-US Data Privacy Framework (art. 45 AVG), aanvullend de standaardcontractbepalingen.
Google LLC (VS): alleen als je Google Analytics toestaat. Google Ireland kan de meetgegevens doorgeven aan Google LLC. Grondslag is het EU-US Data Privacy Framework (art. 45 AVG), aanvullend de standaardcontractbepalingen (art. 46 lid 2 sub c AVG).

Andere doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte vinden niet plaats.

12. Bewaartermijnen

Je eigen account, meldingen en persoonlijke instellingen blijven tot je je account verwijdert, de eigenaar je uit het team verwijdert of de eigenaar het hele team verwijdert. Deze gegevens verdwijnen meteen.
Gedeelde teamgegevens blijven tot de eigenaar het hele team verwijdert.
Gedeelde projecten en notities blijven tot de eigenaar het hele team verwijdert of een teamlid het project verwijdert. Als een teamlid vertrekt, blijven de gedeelde projecten en notities staan. De verwijzing naar dat lid als auteur verdwijnt en wordt „voormalig teamlid”. Persoonsgegevens die iemand in de vrije tekst heeft gezet, verdwijnen daarmee niet vanzelf. Voor een verzoek daarover kun je ons mailen.
Uitnodigingen voor collega's zijn zeven dagen geldig. Verlopen uitnodigingen verdwijnen bij de dagelijkse opschoning. Bij acceptatie, intrekking of verwijdering van het team verdwijnen ze meteen.
Accounts die nooit hebben betaald (Gratis of een verlopen proefperiode): heeft twaalf maanden niemand van het team ingelogd, dan verwijderen wij het account. Twee weken vooraf krijgt de eigenaar daarover een mail. Inloggen is genoeg om het account te houden.
Niet-bevestigde accounts: zeven dagen.
Aanmeldingen voor de weekmail: tot je je afmeldt. Niet-bevestigde aanmeldingen zeven dagen. Na je afmelding blijft alleen je e-mailadres met het afmeldtijdstip staan.
Tellingen van aanmeldingen, proefperiodes en betalingen: zonder naam of e-mailadres, zolang wij het product meten.
Bezoektellingen: een aantal per dag, soort pagina en soort herkomst, zonder IP-adres of browsergegevens. De afgeleide waarde om dubbel tellen te voorkomen: drie dagen.
Herkomst van je aanmelding (?src=): zolang je account bestaat.
Berichten uit de contactformulieren en de feedbackknop: 180 dagen na ontvangst. Berichten die als spam zijn herkend: 14 dagen.
Lijst met niet te mailen adressen (bounces en klachten): zolang dat nodig is om het adres niet opnieuw te mailen.
Sessies: tot uitloggen of uiterlijk 14 dagen. Verlopen sessies verwijderen wij automatisch.
Links om te bevestigen of een nieuw wachtwoord in te stellen: 24 uur of een uur, daarna automatisch verwijderd.
Logboek van gebeurtenissen (onderdeel 5): 90 dagen.
Tellers tegen misbruik: hooguit een dag.
Verzonden e-mails: de verzendopdracht bewaren wij 30 dagen na verzending.
Back-ups van de database: Cloudflare bewaart herstelpunten van de database 30 dagen. De dagelijkse kopie in onze eigen opslag in de Europese Unie wordt na 30 dagen automatisch verwijderd. Na een verwijdering bewaren wij twaalf maanden een verwijderingsnotitie met alleen het nummer van je account en de datum, zonder naam of e-mailadres. Zetten wij ooit een herstelpunt terug, dan voeren wij daarmee alle latere verwijderingen opnieuw uit.
Logbestanden van onze servers (onderdeel 5): zeven dagen.
Google Analytics (onderdeel 6): 14 maanden, daarna verwijdert Google de gegevens per bezoeker en gebeurtenis. De cookies van Google Analytics in je browser: twee jaar of tot je je toestemming intrekt.
Je keuze over Google Analytics (het cookie vf_consent): twaalf maanden.
Facturen en betaalgegevens van je abonnement: zeven jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
Openbare bekendmakingen: zie onderdeel 3.
Berichten aan ons: tot je vraag is afgehandeld, en zakelijke correspondentie zolang de wet dat voorschrijft.

13. Je rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (artikelen 15 tot en met 21 AVG).

In de werkruimte onder „Instellingen” download je je accountgegevens als JSON-bestand. Die download bevat je eigen meldingen, de gedeelde projecten met notities en de namen, e-mailadressen en rollen van je teamleden. Alleen de eigenaar krijgt ook de factuurgegevens.

Een teamlid kan daar het eigen account verwijderen. De gedeelde projecten en notities blijven bij het team. De eigenaar kan het hele team met alle accounts en gegevens verwijderen, of eerst het eigenaarschap overdragen om zelf te vertrekken. Voor al het andere mail je naar privacy@klusvang.nl. Wij antwoorden binnen een maand.

14. Klacht

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij horen het graag eerst zelf, zodat wij het kunnen oplossen.

15. Geen geautomatiseerde besluiten

Wij nemen geen besluiten over personen die alleen op geautomatiseerde verwerking berusten (art. 22 AVG). De automatische herkenning van adres, soort werk en status in bekendmakingen is geen besluit over een persoon.

16. Beveiliging

Wij beschermen de gegevens onder meer zo:

verbindingen alleen versleuteld (HTTPS);
wachtwoorden, sessiesleutels en API-sleutels alleen als hash;
elk verzoek volgt de gebruiker en het team uit de sessie of API-sleutel; teams zien elkaars gegevens niet en persoonlijke meldingen blijven per gebruiker;
grenzen aan het aantal inlogpogingen en verzoeken;
geen scripts van derden op onze pagina's, behalve de controle tegen robots van Cloudflare op formulieren (onderdeel 5) en, alleen met je toestemming, Google Analytics (onderdeel 6);
een strikt beveiligingsbeleid voor de browser;
betaalmeldingen van Stripe accepteren wij alleen met een geldige handtekening;
verwijderingen blijven gelden, ook na het terugzetten van een back-up.

17. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als Klusvang of de wet verandert. Steeds geldt de versie met de datum bovenaan.